非効率を減らしていくためのタスク管理方法
効率的に生きるとは何か？
それは、「目の前の作業をいかに簡単なものに置き換えられるか」ではなくて、
「いかに非効率的なものを排除できるか」を考えることである。
タスク管理を用いると、非効率なアタマの使い方が、だいぶマシになる。余計なことに気を取られにくくなり、やるべきことが明確になる。
逆に言えば、タスク管理をしなければ、色んな物事に気を取られ、やるべきことがアタマから頻繁にすっぽ抜けてしまう、ということだ。
やるべきことを体で覚えている自分
朝、体を起こした自分にとって、やるべきことは明確になっているか？
僕の場合、朝の行動は大体ルーチンワークになっている。
- 寝室に置いてあるコップの水を飲む。体幹を捻るストレッチをする。
- 洗面所で洗顔をする。肌の調子を確認する。
- 昨晩準備しておいた朝食を取り出し、PCを起動して好きな動画を見ながら食べる。
- 食べ終わったら着替えをし、髭剃りなどのケアを行う。
大体はこんな感じだ。体に染みついているので、ボーッとしていても体は勝手にこれをやってくれる。
やるべきことを忘れる自分
僕の場合、朝はあまり妨害が入らないから、基本のルーチンワークから大きく逸れることはない。しかし他人と接触すると、それは往々にして崩れる。
職場で、昨日の自分が想定していた仕事を、ただそのままやっていればいいだけの日が、どのぐらいあるだろうか？
急な会議が入った、資料作りをいきなり頼まれた、先方が予定の変更をお願いしてきた、状況はいくらでもある。
そういうとき、僕のアタマは、想定していた作業を忘れてしまうのだ。
数日後の会議で使う資料を用意するための時間が、顧客対応の時間に変わってしまう。休んだ同僚の仕事をやらなくてはいけなくなる。
あれ、僕は何をしていたんだっけか。・・・ああ、そうそう、資料作成の途中だったな。確か・・・草案はもう作ったはずだな。どのファイルにしまってあったっ け？
あと、PCにメモしたんだけどな、文書ファイルはどこに保存したんだっけか・・・くそ、見つからないな・・・あれをもう一回イチから作るのか、冗談じゃないぞ・・・
このイライラする非効率な時間が嫌になって、僕はタスク管理を考えることにした。
そして、なんとアッサリ、答えは本に書いてあったわけだ。昨日の記事に続いて、２回目の紹介となるが。
QUEST 結果を勝ち取る力 (Sanctuary books)
- 作者: 池田貴将
- 出版社/メーカー: サンクチュアリ出版
- 発売日: 2018/07/07
- メディア: 単行本
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覚えるな、全て書き出してしまえ
人間は、僕たちが考えているほど高性能ではないのだ。５分前のことは覚えてないし、同じミスは繰り返すし、やるべきことが分かっていてもやれないのだ。
唐突なタスクが降ってきたらどうするか？付箋を取り出してノートに貼る。そして、頼まれた作業をそこに書き出してしまうのだ。
それが終わったら、今の作業を中断するかどうかを判断する。頼まれたものが緊急の要件だったら、今の作業の状況を簡単にメモしておくのだ。
僕の場合は、PC内のファイルの使い方をある程度決めているので、既存のルールに追加すべき情報だけをメモすれば、他の作業にスムーズに移れるし、今の作業に戻ってきときも、思い出す作業にかかる時間を短くできる。
素早く思い出すには
試行錯誤したみた結果、以下の手順が、自分にとって便利であることがわかった。
先ず、そのタスクがどういう経緯で発生したのかを明確にしておく。
この作業の目的ってなんだっけ？そうだ、こういう機能を開発したい、って話だったか。
次に、目標を明確にしておく。そうすると、目的が既にわかっているので、その作業で目指すべきものが理解できてから、作業に戻れるようになる。
実際の作業内容は・・・ここのメソッドを調べてるのね。なぜこのメソッドを調べていたんだっけ？ああ、そうだ、今度の開発でここをいじることになりそうだから、処理の流れを調べていたんだっけな・・・
僕はすぐ忘れる生き物なので、この方法が非常に効果的だ。
一見バカっぽく見えるかもしれないが、変なプライドなんか捨てて、より効率的に生きられるためにどうすべきか、考えてみることをオススメする。
発達障碍者から学ぶこと
自分はADHDとアスペルガーの傾向があるのではないかしらと思い、いろいろ調べてみたことがある。因みに、僕は実際に、その傾向があるね、と精神科医に言われた。
障碍者にも色々あるが、僕が知っている範囲での考察を述べたい。
一般人とされる人々は、だいたい器用なのだ。だから言われたことは実行できるし、文句は言いながらも感情のコントロールも上手い。
障碍者、ないしその傾向がある人というのは、何も考えずに求められたものを実行できるほど器用ではないのだ。だから必然的に工夫する必要がある。
その工夫の中には、思わず唸ってしまうほどよく出来ているものもある。こういった手法は、どんどん広めて活用されるべきだと思っている。
障碍者とは異なるが、感心した例を挙げたい。
息子に「今年もシール貼るやつ作って」と言われたので作りました、夏休みの宿題がんばれよ pic.twitter.com/e3eksg5q6W
— フジヱ (@ay_ceq) 2018年7月21日
こんなシートがあったら、宿題でもやる気になるというものだ。少なくともSplatoon大好き人間の僕としては、こういうのは是非作ってほしい。
いい年をした大人が・・・という考え方は、正直、百害あって一利なしだと思っている。
大事なのは当人にとってそれが役に立つかどうか、それだけなのだ。
おわりに
タスク管理は社会人の最重要スキルだと思う。ちきりんさんも同じようなことを言っているが、(*1)
ノートと付箋を使ったタスク管理をやってみると、次にやるべきことがスムーズに理解できて大変助かるのだ。
思い出す作業は、案外、精神的に辛いものであるし、そもそもだいぶ前のことは覚えていられないし、長期的なプランも、気を抜いたら忘れてしまうものだからだ。
(*1) 2013-02-01
